Rendezvényszervezés Nemzetközi rendezvények szervezése   Előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok   Egy nemzetközi rendezvény ugyanolyan, mint egy film, csak éppen nem vesszük fel kamerával. Elvileg mindenki tud filmet készíteni vagy rendezni. Kell hozzá egy jó téma, videokamera, színészek, hang, világítás stb. A sikeres film alapja a zseniális forgatókönyv, a dramaturgia, a hatásos smink, jelmez, képbeállítás, világítás és a komponált zenével összhangban lévő professzionális vágás! Ezt követően még azt is el kell érni, hogy sokan menjenek el megnézni a filmet, különben nem éri meg az egész! A rendezvényekkel is hasonló a helyzet. Attól még, hogy sokan eljöttek, helyükön vannak az asztalok, székek, virágok, bőséges az étel-ital választék, valamint pontos a program, nem biztos, hogy sikeres vagy emlékezetes rendezvényre érkeztünk. Mikor sikeres egy rendezvény? A sikeres rendezvénynek négy fontos ismérve van. Ezek közül az első, ha a meghívottak közül sokan jönnek el, nagy számban vesznek részt a rendezvényen. A sikeres rendezvény második ismérve, hogy a résztvevők jól érzik magukat, esetleg sokáig maradnak. A harmadik ismérv, hogy az esemény mindenki számára emlékezetes lesz, és legvégül, hogy az előre kitűzött céljainkat elérjük. Ha a rendezvény fővendége például egy vezérigazgató, akkor a protokoll mindenki számára előírja, hogy a távozása előtt senki ne hagyja el a helyszínt! A résztvevők számától függően megkülönböztetünk kétoldalú és többoldalú rendezvényeket. Programfüzet Elegáns mappa, dosszié tartalmazza a konferencia anyagát, a programfüzetet, a társadalmi rendezvényekre szóló meghívókat, esetleg várostérképet, a rendezvény helyszínrajzát és különböző idegenforgalmi anyagokat. Programfüzetet kell adni a résztvevőknek, a rendezőknek (szervezőknek), a biztonságért felelősöknek és a gépkocsivezetőknek. Az első borítón tüntetik fel a rendezvény nevét, időpontját, helyszínét. A további adatok tartalmazzák a rendezvény napirendjét (az eseményeket időrendi sorrendben, a program valamennyi mozzanatát, a kiegészítő programokat, fogadásokat, étkezések időpontját, információkat stb.), az előadók fényképét és esetleg rövid ismertetőt az előadás témájáról. A programfüzet utolsó oldalán tüntethetik fel (nemzetközi rendezvény esetében) a résztvevő országok követségeinek címét és azt, hogy a szervezők, a tolmácsok valamint az orvos, a biztonsági szolgálat vezetője milyen telefonszámon érhető el, és feltüntethetik a szponzorok nevét is. Egyéb tájékoztatók A rendezvényekhez szükség van a meghívókon, programfüzeten kívül egyéb tájékoztatókra és nyomtatványokra is, mint például: sajtótájékoztató anyagok,   irányítótáblák, a rendezvénnyel összefüggő zászlók, belépési, behajtási engedélyek, gépkocsik, buszok sorszámait jelző táblák,   személyre szóló névkitűzők,   belépőkártyák,   ültetőkártyák,   asztalszámok,   az étkezéseknél, kávészünetekben használt étkezési kártyák(bonok). A rendezvény sikere miatt a nyomtatványokat mindig szakszerűen, a legnagyobb körültekintéssel, figyelemmel kell megtervezni. A nyomdai bemutató példányt külalak, tartalom, valamint idegen nyelvi szempontból szigorúan ellenőrizni (javítani) kell. Ezzel nem csupán a résztvevők pontos tájékoztatása biztosított, de a megjelentek és a nagyközönség szemében a szervező cégről kialakított kép is formálható. A tévében és az írott sajtóban közölt fotókon látsszanak az írásos anyagok!   << vissza