| |
Minden szervező cég
álma, hogy visszatérően szervezhessen nagy létszámú kongresszusokat,
hiszen a pontos és precíz munka fokmérője egy-egy nagy hazai
és nemzetközi rendezvény szervezésének és lebonyolításának ismételt
elnyerése.
A programok összeállításának szempontjai függnek a rendezvény
jellegétől (látogatás, kongresszus, üzleti tárgyalás, meghívás
viszonzása), a résztvevők körének nagyságától, az anyagi lehetőségektől,
az ügy gazdasági, politikai fontosságától, nemzetközi jelentőségétől.
Magyarország igen sok jelentős nemzetközi kongresszus és konferencia
helyszíne, különösen sok rendezvénynek adott otthont 1996-ban
a millecentenárium évében.
E területen igen éles a verseny a nagy európai városok között,
Budapest fő konkurenciáját Bécs és Prága jelentik.
| A konkurencia ellenére igen
sok kongresszus szervezési jogát megnyerjük, ez több okra
vezethető vissza: |
 |
 |
A magyar tudományos, kulturális
és gazdasági élet területén tevékenykedő egyesületek,
intézmények jelentős nemzetközi elismertségnek örvendenek,
és szívesen jönnek Magyarországra éves kongresszusuk,
munkaülésük megtartására. |
| |
|
A magyar szállodai és éttermi
árak, valamint az itt-tartózkodáshoz kapcsolódó valamennyi
mellékszolgáltatás kedvező árszínvonalú. (Például a tolmácsok,
az idegenvezetők bére, a színházjegyek ára, az autóbuszok
bérlete stb. olcsóbb, mint számos nyugati országban.) |
| |
|
Az éghajlati viszonyok kedvezőek,
még a téli időszakban sincs túlságosan hideg. A legkedvezőbb
kongresszusi időszak a tavasz (április, május) és az ősz
(szeptember, október). |
| |
|
A magyarországi programlehetőségek,
így a folklór- és a lovasbemutatók, a népművészeti, zenei
műsorok, a koncertek, operaelőadások és a speciális idegenforgalmi
programok igen népszerűek. |
Mindezekkel szemben Magyarországnak is vannak hátrányai, mint
pl. a meglehetősen szűkös nagylétszámú kongresszusi- és konferenciaterem-kapacitás,
és a kongresszusok, konferenciák lebonyolításához nélkülözhetetlen
szekcióterem-választék.
Budapest vonzereje jelentősebb, mint vidéki városainké, hiszen
ott gyakran nem tudják a szállást és az étkezést egy helyszínen
megoldani.
Magyarország az elmúlt években a következő kiemelkedő jelentőségű
és nagy nemzetközi kongresszusnak adott helyszínt:
| 1980 |
Élettani
Kongresszus |
5500
fő |
| 1982 |
Hematológiai
Kongresszus |
3000
fő |
| 1986 |
Rákkutatók
Világkongresszusa |
8000
fő |
| 1987 |
Agykutatók
Kongresszusa |
4000
fő |
| 1988 |
Tüdőgyógyász
Kongresszus |
2000
fő |
| 1988 |
ASTA
Kongresszus |
8000
fő |
| 1988 |
VILP
Tömegközlekedési Világkongresszus |
3000
fő |
| 1990 |
ABTA
Kongresszus |
2000
fő |
| 1991 |
Reumatológus
Kongresszus |
3000
fő |
| 1992 |
Immunológus
Kongresszus |
4000
fő |
| 1995 |
Élelmezéstudományi
Világkongresszus |
1200
fő |
| 1996 |
IRU
Világkongresszus
|
1000
fő |
|
Konferencia szervezésének feladatai
A konferencia fogalma, jellemzői
A konferencia a kongresszushoz hasonló rendezvény, létszámát
tekintve lehet kisebb, esetenként nagyobb is. Olyan rendezvény,
amely jól körülhatárolható témáról nyújt tájékoztatást.
A konferencia lehet tudományos, politikai, szakmai jellegű (pl.
orvosi, közlekedési, vízügyi, sporttal kapcsolatos, kulturális,
szociális stb.).
Az előkészületekkel kapcsolatos feladatok ugyanazok, mint a
kongresszus szervezése esetén, mégis különbözik attól.
A konferencia például sokszor csak egynapos, délelőtt van a
plenáris ülés, majd azt követően (általában ebéd után) szekciókban
tárgyalják meg a szakmai témákat. A helyszín adottságától függően
2, 4, esetleg 6 szekcióban folyhat a munka, majd a szekcióülések
után a konferencia eredményeinek összefoglalása következik.
Egy-egy hazai vagy nemzetközi tanácskozás megrendezését, mindig
az adott szakmai szervezet vezető testülete határozza el. Ez
a testület szervezőbizottságot hoz létre. A szervezőbizottság
választja ki és bízza meg az adott rendezvényt ténylegesen lebonyolító
céget, irodát.
Egy üzleti kapcsolat létrejöttében döntő szerepet játszanak
a személyes kapcsolatok, a bizalom és természetesen a referencia
is.
Nem mindegy egy szervezetnek, hogy a konferencia megrendezésével
kapcsolatban milyen benyomásokat szereznek az általa meghívott
résztvevők. Ez az adott szervezet megítélése szempontjából lényeges
kérdés.
Nagy horderejű nemzetközi konferenciáknál elismert politikus
(miniszter, államtitkár, polgármester) személyében védnököt
is választanak a rendezvény súlyának emelése céljából.
Sokszor a védnökök nyitják meg az eseményt, esetleg bevezető
előadást is tartanak.
A szervezés megkezdésekor az első fontos tennivaló a résztvevők
várható létszámának meghatározása. Ez az alapja a költségek
- fizetős rendezvény esetében a részvételi díj - megállapításának.
A kongresszus témája behatárolhatja a résztvevők lehetséges
körét, a várható létszámot azonban befolyásolja az előadók személyisége,
a megvitatásra kerülő témák köre, de még a fővédnök(ök) személye
is.
A védnök(ök) és az előadók felkérő levelét, időben el kell küldeni.
A felkérő levelekkel egyidejűleg össze kell állítani egy előzetes
programtervezetet, hiszen az előzetes költségkalkulációhoz nagy
vonalakban ismerni kell a várható programot, a létszámot, a
lehetséges szolgáltatások körét.
Az előzetes költségvetésben tételesen fel kell sorolni azokat
a kiadásokat, amelyek a konferencia megrendezésével kapcsolatban
felmerülhetnek.
Előre meg kell állapítani a konferencia hivatalos nyelvét (vagy
nyelveket). Ettől függően kell a tolmácsgárdát, a szinkrontolmácsolást
is biztosítani, az idegenvezetőket nyelv szerint kiválasztani.
Figyelembe kell venni, hogy milyen kiadványok, nyomtatványok,
mappák elkészíttetése szükséges, ezeknek mennyi a költsége.
Milyen szintű lesz a vendéglátás, milyen berendezésekre, dekorációra
lehet számítani? Mekkora összeget tesz ki majd a terembérlet,
de a technikai szolgáltatások kiadásait is szükséges megtervezni.
Ha többnapos a konferencia, a gyakorlat szerint a legnagyobb
kiadást a szállásdíj jelenti.
Ezek a számítások az előzetes árajánlat elkészítéséhez, a részvételi
díj megállapításához szükségesek.
Egy-egy konferencia költségvetésének elkészítésénél gyakran
három változatot készítenek (pl. a költségvetési szerveknél
is azt a gyakorlatot követik, hogy a három változatból választják
ki a célnak, az eseménynek legjobban megfelelő változatot).
Az első változatban (általában ez a legdrágább) a program gazdag,
a szabadidős lehetőségeknél is a legjobb szolgáltatásokat veszik
igénybe. (Látvány, díszítés, a legkorszerűbb technikai berendezések
felvonultatása stb.)
A második és harmadik változat is tartalmazza az alapszolgáltatásokat,
de a kiegészítő programok általában szerényebb kivitelezésűek.
Természetesen e két utóbbi variáció is betölti szerepét, de
szolgáltatásokban és egyéb lehetőségekben nem olyan gazdag.
A végleges létszámot, az igények és lehetőségek pontos egybevetése
után elkészített költségvetést jóvá kell hagyatni, ezután elkezdődhet
a konferencia tényleges szervezése. |
